Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Jan Kotthoff Einzelunternehmen Brühlstraße 8A 65191 Wiesbaden Deutschland E-Mail: kontakt@fahrpilot.pro

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen derzeit nicht vor, weil nicht mindestens zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind.

2. Geltungsbereich

Teil A dieser Erklärung gilt für die Website fahrpilot.pro sowie für die Anbahnung und Verwaltung von Verträgen mit Fahrschulen. Teil B beschreibt die Verarbeitung innerhalb der Software und die Rollenverteilung zwischen der Fahrschule und uns.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Ansprache von Fahrschulen als Unternehmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit wir eine solche einholen

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf gilt zusätzlich § 25 TDDDG.

4. Bereitstellung der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt: aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Herkunftsseite, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die IP-Adresse.

Zweck ist die technische Bereitstellung, die Stabilität und die Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb.

Diese Protokolle entstehen bei unserem Hosting-Dienstleister (siehe Abschnitt 9), werden dort nur kurzfristig vorgehalten und automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.

5. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Wir setzen ausschließlich Technologien ein, die für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Deshalb fragen wir keine Cookie-Einwilligung ab — es gibt bei uns nichts einzuwilligen.

Wir setzen insbesondere NICHT ein: Webanalyse, Reichweitenmessung, Werbe- oder Tracking-Technologien, Social-Media-Plugins, externe Schriftarten oder Karten-Dienste.

Im Einzelnen werden verwendet:

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, den angegebenen Fahrschulnamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu beantworten.

Ihre Anfrage wird zusätzlich in unserer internen Interessentenverwaltung gespeichert, damit sie nachvollziehbar bearbeitet werden kann und nicht verloren geht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertragsschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an geordneter Bearbeitung).

Wir löschen diese Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Registrierung einer Fahrschule

Für die Einrichtung eines Zugangs verarbeiten wir den Namen der Fahrschule, Vor- und Nachnamen der verantwortlichen Person, die E-Mail-Adresse sowie freiwillige Angaben zu Ort und Telefonnummer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die E-Mail-Adresse dient zugleich als Benutzername für die Anmeldung. Das Passwort wird ausschließlich als nicht rückrechenbarer Prüfwert gespeichert; es ist für uns zu keinem Zeitpunkt lesbar.

Kommt kein Vertrag zustande und wird der Zugang nicht genutzt, löschen wir die Registrierungsdaten spätestens zwölf Monate nach der letzten Anmeldung.

8. Interessenten- und Kundenverwaltung

Wir verarbeiten Kontakt- und Vertragsdaten von Fahrschulen und ihren Ansprechpartnern, um Verträge anzubahnen, durchzuführen, abzurechnen und Kunden zu betreuen. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Sprechen wir Fahrschulen an, zu denen noch keine Geschäftsbeziehung besteht, stützen wir dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Gewinnung gewerblicher Kunden). Wir verarbeiten dabei ausschließlich geschäftliche Kontaktdaten.

Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen — eine formlose Nachricht an kontakt@fahrpilot.pro genügt. Wir löschen Ihre Daten dann aus unserer Interessentenverwaltung.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus geben wir Daten an Steuerberatung, Rechtsberatung, Banken und Behörden weiter, soweit dies aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Ein Zahlungsdienstleister ist derzeit nicht eingebunden; eine Zahlungsfunktion ist nicht aktiv. Sobald sie eingeführt wird, ergänzen wir diese Übersicht vorher.

10. Übermittlung in Drittländer

Die genannten Dienstleister haben ihren Unternehmenssitz in den Vereinigten Staaten, verarbeiten unsere Daten jedoch in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Ein Zugriff aus einem Drittland lässt sich gleichwohl nicht vollständig ausschließen.

Soweit eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO (EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist) oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter kontakt@fahrpilot.pro.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend löschen wir sie, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen — insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB mit Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren. In diesem Fall schränken wir die Verarbeitung ein und löschen nach Ablauf der Frist.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an kontakt@fahrpilot.pro.

13. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden Ihre Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; die Daten werden dann nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Behörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. FahrPilot bewertet weder Fahrschüler noch Fahrlehrer automatisiert und erstellt keine Prognosen über die Prüfungsreife.

16. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten können wir jedoch keinen Vertrag schließen und die Software nicht bereitstellen.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die Datenverarbeitung ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Stand: 20. Juli 2026.

Teil B — Datenverarbeitung innerhalb der Software

Dieser Teil richtet sich an Fahrschulen, die FahrPilot einsetzen, sowie an deren Fahrschüler, Eltern und Fahrlehrer. Er erklärt, wer wofür verantwortlich ist — das entscheidet, an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden.

B1. Zwei getrennte Verantwortungsbereiche

B2. Verarbeitung im Auftrag der Fahrschule

Die Daten im Bereich einer Fahrschule verarbeiten wir ausschließlich auf deren dokumentierte Weisung und zu den im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Zwecken. Eine Nutzung für eigene Zwecke findet nicht statt.

Betroffene Personengruppen: Fahrschüler einschließlich Minderjähriger, gesetzliche Vertreter, Fahrlehrer und Beschäftigte der Fahrschule.

Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Staatsangehörigkeit, Kundennummer), Kontaktdaten, Ausbildungsdaten (Klasse, Ausbildungsart, Getriebe, Fortschritt), Termindaten, Anwesenheitsdaten, Prüfungsdaten, Nachweis-Status sowie Zugangs- und Protokolldaten.

Keine Gesundheitsdaten: Nachweise wie der Sehtest werden ausschließlich als „liegt vor" oder „liegt nicht vor" abgehakt. FahrPilot speichert keine Befunde, keine Sehschärfe, keine Diagnosen und keine hochgeladenen Dokumente. Die Unterlagen selbst verbleiben bei der Fahrschule.

Die Bereiche verschiedener Fahrschulen sind technisch strikt getrennt. Jede Datenbankabfrage ist an die Fahrschule der angemeldeten Person gebunden; ein Zugriff auf Daten einer anderen Fahrschule ist ausgeschlossen.

B3. Verarbeitung in eigener Verantwortung

Unabhängig von der Auftragsverarbeitung verarbeiten wir Daten in eigener Verantwortung für:

• die Verwaltung und Abrechnung des Vertragsverhältnisses mit der Fahrschule (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)
• die Organisation und Dokumentation von Supportanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• die Sicherheit der Systeme, die Abwehr von Missbrauch und die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

B4. Zugriff durch FahrPilot im Supportfall

Zur Beseitigung von Störungen und zur Bearbeitung von Supportanfragen können wir auf den Bereich einer Fahrschule zugreifen und dort Handlungen vornehmen, die auch einem Inhaberkonto möglich sind. Der Zugriff erfolgt ausschließlich weisungsgebunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Dieser Zugriff ist technisch abgesichert:

• Beginn, Ende und jede einzelne Änderung werden protokolliert — mit Zeitpunkt, handelnder Person und betroffener Fahrschule.
• Das Protokoll kann auch von uns weder geändert noch gelöscht werden; die Datenbank selbst verhindert das.
• Während des Zugriffs erscheint in der Software durchgehend ein deutlich sichtbarer Hinweis.
• Die Sitzung endet automatisch spätestens nach vier Stunden.

Die Fahrschule ist verpflichtet, ihre Fahrschüler und deren gesetzliche Vertreter im Rahmen ihrer Informationspflichten über diese Zugriffsmöglichkeit zu unterrichten.

B5. Speicherung und Löschung

Die Speicherdauer der im Auftrag verarbeiteten Daten bestimmt die Fahrschule. Nach Beendigung des Vertrags löschen wir die Daten oder geben sie zurück, nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Fahrschulen unterliegen dabei besonderen Fristen: Ausbildungsnachweise sind nach fahrlehrerrechtlichen Vorschriften zu löschen, während Rechnungen und Buchungsbelege handels- und steuerrechtlich aufzubewahren sind. Die Fahrschule entscheidet als Verantwortliche, welche Daten wann zu löschen und welche aufzubewahren sind.